Innovationen durch IT-Unterstützung

Smartphones und Tablets gehören mittlerweile zu unserem Alltag – und so auch zum Arbeitsleben beim Maschinenring. Egal ob von zuhause oder unterwegs – moderne IT-Lösungen unterstützen unsere Mitarbeiter und Dienstleister bei ihrer täglichen Arbeit.

„Mein Name ist Roman Spiegel und ich bin für den Betrieb sowie die Weiterentwicklung der IT und die damit verbundenen Abläufe/Prozesse im gesamten Bundesland Salzburg zuständig.

Beim Betrieb unserer IT-Systeme im Bundesland steht mir die Landwirtschaftskammer Salzburg als Partner zur Seite, die sich beispielsweise um die Themen Netzwerk und Datensicherung kümmert. Für mich ist es wichtig, die Abläufe und Prozesse des Unternehmens zu kennen und zu verstehen, diese dann zu optimieren und weiterzuentwickeln, um anschließend die IT bestmöglich auf die Prozesse und die Bedürfnisse der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter anzupassen.“

Nur 1 Klick zum Ansprechpartner

Vor wenigen Monaten ging der neue österreichweite Web-Auftritt des Maschinenring in völlig neuem Design online. Aber nicht nur die Optik sondern auch die Funktionalitäten im Hintergrund wurden angepasst. So ist die Pflege des Intranets ein wesentlicher Bestandteil, um die österreichweit genutzte Technik (Telefonie, Mail, Benutzerverwaltung,…) bestmöglich auszuschöpfen. Beispiel: Sobald ein neuer Mitarbeiter auf der Homepage angelegt wird, laufen im Hintergrund sogenannte Workflows, damit dieser mit unseren Software-Systemen arbeiten kann, in der österreichweiten Telefonanlage aufzufinden ist, aber auch als Ansprechpartner auf der Homepage für unsere Kunden und Dienstleister sichtbar wird. Mit der Eingabe seiner Postleitzahl kann der Kunde mit nur einem Klick seinen Ansprechpartner im gewünschten Dienstleistungsbereich (z. B. Winterdienst) finden.

Ein weiteres großes österreichweites Projekt ist die Zusammenlegung unseres Email Systems. Konkret gibt es nun für alle Maschinenringe in Österreich einen Mailserver. Dies bietet uns mehr Flexibilität und Effektivität in der Zusammenarbeit mit den Maschinenringen in ganz Österreich, indem wir österreichweit „vernetzt“ sind. Die gängigen Funktionen, z. B. dass man immer und überall mobil ist mit seinem Mailsystem, sind ebenfalls integriert.

Telefonumstellung

Die wohl größte Veränderung im heurigen Jahr war die Umstellung der bestehenden Telefonanlage auf die populäre Voiceover-IP (VoIP) Technologie. Viele sprechen hier auch von der sogenannten „05er-Nummer“. Die Büros in Seekirchen, Tamsweg und St. Johann telefonieren nun über das Internet. Ein großer Vorteil dieser Umstellung liegt in einer Vernetzung der Maschinenringe in ganz Österreich. Der Großteil der Maschinenringe in Österreich telefoniert über das gleiche System und damit verbunden sind auch einheitliche Telefonnummern sowie ein österreichweit einheitliches Telefon buch. Durch diese Art der Technologie bekommt die Arbeit in den Ringen und Landesgeschäftsstellen einen neuen Stellenwert, da man mit ganz wenigen Klicks aus Outlook aber auch aus unseren Software-Systemen telefonieren kann. Die Umstellung wurde auch aus Kostengründen durchgeführt. Voice-over- IP bietet im Vergleich zur herkömmlichen Telefonanlage neben Kostenvorteilen mehr Flexibilität bei der Integration von neuen Mitarbeitern oder bei einem Büro- oder Standortwechsel. Auch unsere Winterdiensthotline wurde konsolidiert und ist nun über die 059 060 50080 zu erreichen.

Ich möchte an dieser Stelle darauf hinweisen, dass die „05er-Nummer“ keine kostenpflichtige Nummer ist und dem Anrufer keinerlei Kosten entstehen.

GPS im Winterdienst

Mobile Lösungen stehen immer mehr im Fokus der Zeit und so gibt es für unsere Dienstleister die Möglichkeit den Winterdienst über GPS-basierte Aufzeichnungen durchzuführen.

Für die Dienstleister bietet dieses System wesentlich mehr Sicherheit und Transparenz und für die Abläufe im Hintergrund schaffen wir durch diese Aufzeichnungen eine enorme Effizienzsteigerung in der Abrechnung. Es gibt hier für die Dienstleister die Variante über das Smartphone, um die Routen und Objekte aufzuzeichnen. Aber auch als „Blackbox“ mit GPS-Power Antennen, die man in die Räumgeräte einbauen kann, um eine wesentlich genauere Aufzeichnung zulassen. Viele Großkunden fordern diese GPS-Aufzeichnungen bereits als Selbstverständlichkeit ein.

Mittels GPS können Routenpläne und Einsatzzeiten im Winterdienst auf die Minute genau verfolgt werden. Das sorgt für Transparenz und erleichtert die Abrechnung.

Elektronischer Lieferschein Agrar

Neben der GPS-Aufzeichnung gibt es aktuell im Agrar-Bereich die elektronische Lieferscheinbearbeitung. Diese bietet den Ausfahrern die Möglichkeit, die Aufträge direkt am Smartphone abzuschließen und den Lieferschein in Ihr örtliches Maschinenringbüro zu senden und daraufhin gleich die Abrechnung anzustoßen. Eine weitere Alternative ist, die Lieferscheine am Abend über den PC von zuhause aus zu verwalten und abzuschicken – dadurch erspart sich der Dienstleister die Fahrt ins Maschinenringbüro und kann jederzeit online die „archivierten“ Lieferscheine abrufen. Da die IT immer wieder Neuerungen bietet, ist die Aus- und Weiterbildung der Mitarbeiter ein wesentlicher Bestandteil unserer IT-Strategie. Dahingehend kooperiert seit diesem Jahr der Maschinenring Salzburg sehr stark mit den Kollegen aus Tirol und hält gemeinsame Schulungen ab. Je nach Teilnehmerzahl sind die Schulungsstandorte entweder St. Johann im Pongau oder Strass im Zillertal. Als Trainer stehen uns Kollegen der IT des Maschinenring Österreichs zur Verfügung.

Um den Kommunikationsfluss und den ständigen Verbesserungsprozess am Laufen zu halten, gibt es einmal im Monat in jedem Bezirksbüro ein IT-Meeting, bei dem wir über Neuerungen in der IT sprechen aber auch Ideen und Verbesserungsvorschläge der Mitarbeiter einholen.

Abschließend möchte ich mich bei der LWK Salzburg, bei meinen Kollegen der IT des Maschinenring Österreich sowie bei meinen Tiroler IT-Kollegen für die Unterstützung in diesem Jahr bedanken und freue mich auf ein spannendes, herausforderndes aber vor allem erfolgreiches ITJahr 2016!